¿Eres consciente de cuánto tiempo estás invirtiendo en los proyectos en los que trabajas? ¿A veces tienes dificultad para concentrarte en una tarea concreta? Hoy hablaremos de Toggl, una de mis herramientas favoritas de productividad y un potente aliado del trabajo freelance.
Cómo Utilizo Toggl
Toggl mide el tiempo que dedicamos a cada tarea, proyecto y cliente.
Aunque no suelo trabajar por horas, calcular el tiempo invertido trabajando me permite comprobar la rentabilidad económica de cada uno de mis clientes o proyectos. ¡Menudas sorpresas me llevo a veces!
Además, de esta forma estimo el tiempo de dedicación para futuros trabajos similares y puedo elaborar presupuestos más realistas.
Para suplir las dificultades de concentración que todos tenemos en algún momento y concentrarme en una tarea concreta, me ayuda mucho establecer un bloque de tiempo. Si, por ejemplo, necesito terminar ese artículo inacabado y dispongo de una hora, pongo en marcha el cronometro de Toggl y me vuelco en la tarea, evitando cualquier tipo de distracción: móvil fuera del alcance, correo electrónico y redes sociales cerrados.
Al final del día o, más frecuentemente, de la semana, accedo a los informes que contabilizan mis tiempos de trabajo y reflexiono sobre si he cumplido con lo realmente importante. Este ejercicio puede llevar a más de una persona a replantearse su día a día de trabajo y sus prioridades, para intentar ser más productiva. De los informes se desprende también en qué horario somos más productivos, una información sumamente útil a la hora de planificar nuestro día de trabajo. En mi caso, suelo dedicar las primeras horas de la mañana a escribir, sin interrupciones y con la mente fresca.
También comparto en Toggl algunos proyectos con los equipos de trabajo correspondientes: de esta forma sabemos en qué tareas estamos trabajando cada uno y con qué frecuencia y dedicación.
Toggl a Fondo
Lo primero que hay que decir es que Toggl es una herramienta realmente sencilla, intuitiva y amigable. Felicito a los encargados de la User experience de Toggl 🙂
1-Accedes a https://toggl.com/ y completas el proceso de registro, que es muy sencillo.
2-Inmediatamente después se te pregunta “What are you working on?” Aquí creas una una tarea – por ejemplo, revisar web del proyecto xx – . También puedes asignar esa tarea a un proyecto y cliente concreto (que puedes incluso ser tu mismo, por ejemplo en todo lo que se refiere a tu marca personal), o crearlos en cualquier otro momento. Puedes también introducir algunas etiquetas (tags). A partir de ahí pones en marcha el cronómetro y empiezas a medir tus tiempos de dedicación.
3-En la columna Reports tienes acceso a un Summary Report – que puede ser “detallado” o “semanal”-, que te informará sobre el tipo de trabajo realizado (tareas, clientes y proyectos) y los tiempos de dedicación tuyos y de los miembros de tus equipos de trabajo.
4-La columna Projects recoge de manera gráfica y directa todos tus proyectos, clientes respectivos y tiempo acumulado de dedicación.
5-Desde la columna Team puedes dar acceso a los miembros de tu equipo y, justamente al lado, puedes también configurar un espacio de trabajo (workspace).
6-La versión gratuita es excelente, pero Toggl ofrece más planes con otras funcionalidades que pueden interesar según el caso concreto. Por ejemplo, informes más completos o un “número ilimitado de miembros de un equipo”, que en la versión gratuita puede llegar a tan solo 5 personas.
7- Toggl ofrece también la posibilidad de integración con otras aplicaciones de productividad y gestión de proyectos como Trello y Asana.
Quiero terminar este post citando la propuesta de valor de Toggl: “empieza a medir el tiempo en vez de perderlo”. Así de claro y contundente. La productividad es muy importante y para el trabajo freelance es vital. En este sentido Toggl – del que soy usuaria desde hace tiempo y no dudo en recomendar -puede convertirse en un aliado poderoso.
Eso sí…voy a dejar mi Toggl – y mi blog – descansando durante el mes de agosto. Una de las claves de la productividad reside también en saber desconectar. Espero volver con más frescura 🙂
¡Buen verano!
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